PERSONVERNSERKLÆRING FOR ANSATTE
1. Generelt
Ditt personvern er viktig for oss, og ønsker derfor å informere om hvordan dine personopplysninger blir behandlet. Det daglige ansvaret for rutiner, internkontroll og behandling av disse personopplysningene er delegert til HR-sjefen, slik at dette blir behandlet i henhold til lov, herunder personopplysningsloven og EUs generelle
personvernforordning («GDPR»).
2. Om Truewest Norway AS
Denne personvernerklæringen gjelder for Truewest AS, Org nr 818 816 782 , heretter kalt “Truewest», «vi», eller «oss». Truewest AS er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger, slik det blir beskrevet i denne personvernerklæringen.
3. Hva er personopplysninger?
Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Typiske personopplysninger er navn, adresse, telefonnummer, e-post og fødselsnummer. Et bilde regnes som en personopplysning dersom personer kan gjenkjennes, og lydopptak kan være personopplysninger selv om ingen navn blir nevnt i innspillingen. Biometri slik som fingeravtrykk, irismønster, hodeform (for ansiktsgjenkjenning) er også personopplysninger.
Ønsker du å lese mer om personopplysninger kan du finne dette på Datatilsynets hjemmesider: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/personopplysninger/
4. Hvem gjelder personvernerklæringen for?
4.1
TRUEWEST behandler personopplysninger for flere forskjellige grupper enkeltpersoner. Dersom du faller inn under en av disse kategoriene, vil vi behandle dine personopplysninger som beskrevet i personvernerklæringen.
4.2
Personopplysningene for kategoriene under vil ligge registrert i våre sentrale systemer, som lønns- og personalsystem, arkivsystem, adgangskontrollsystem og ulike IT-systemer som kreves for din stilling. Disse systemene blir enten driftet av TRUEWEST selv, eller av eksterne leverandører vi har inngått databehandleravtaler med for å sikre at dine personopplysninger blir behandlet korrekt.
Søkere, ansatte, frilansere, medvirkere, potensielle medvirkere og andre.
Vi mottar søknader og henvendelser fra interessenter som ønsker ansettelse eller oppdrag som Frilanser hos oss («Søker»). For både Ansatte og Frilansere er det dermed en prosess før kontraktinngåelse som innebærer at vi behandler personopplysninger om Søkeren.
Som en del av våre prosjekter har vi flere ansatte i fast eller midlertidig stilling («Ansatt») hos oss. I tillegg til våre Ansatte har vi også andre oppdragstakere og frilansere (begge omtalt som «Frilansere») som ikke er ansatt, men som jobber og utfører oppdrag for oss.
TRUEWESTs kjernevirksomhet er å produsere produksjoner som sendes på TV, Kino og streaming. Avhengig av type produksjon benytter vi oss av skuespillere, deltagere, statister og andre medvirkere (alle omtalt som «Medvirkere») foran kamera eller mikrofon som ikke er ansatt. For å skape og distribuere produksjoner er vi nødt til å behandle personopplysninger om disse
Medvirkerne.
Vi foretar en utvelgelsesprosess for å finne rett Medvirker til enhver produksjon. De enkeltpersonene som vi vurderer om er egnet til å bidra foran kamera eller mikrofon til en produksjon anses som «Potensielle Medvirkere». For å kunne foreta vurderingen behandler vi også personopplysninger om dem.
Andre
I tillegg vil vi også komme til å behandle personopplysninger om andre personer som vi har kontakt med. Dette vil for eksempel kunne være personer som tar kontakt med oss på eget initiativ eller kontaktpersoner hos våre kunder, leverandører og samarbeidspartnere. Hvilke personopplysninger som i så fall behandles vil kunne variere noe, men vil for eksempel kunne være navn, kontaktopplysninger og evt. arbeidsgiver og arbeidsstilling.
Dersom du tar kontakt med oss, vil vi måtte behandle dine personopplysninger for å ta stiling til din henvendelse og evt. svare den. Den frivillige og aktive handlingen som du utfører ved å ta kontakt med oss anses som et uttrykkelig samtykke til at vi kan behandle de personopplysningene som gis i den grad det er nødvendige for å ta stilling til og besvare henvendelsen din.
Dersom du faller inn under denne kategorien, gjelder denne personvernerklæringen så langt det passer.
Som oppdragsgiver for alle de overnevnte kategoriene behandler TRUEWEST personopplysninger om dem.
5. Innhenting og bruk av personopplysninger
5.1
· Innhentingen av personopplysninger benyttes hovedsakelig til:
· Personaladministrasjon
· Lønnsadministrasjon
· Reise- og utleggshåndtering
· Fravær- og refusjonshåndtering (NAV)
· Intern og ekstern rapportering
5.2
Personopplysningene TRUEWEST behandler om deg som ansatt, frilanser, medvirker, potensiell medvirker eller søker er for å administrere arbeidsforholdet og oppfylle arbeidskontrakten og vil typisk omhandle: navn, epostadresse, telefonnummer, adresse, nasjonalitet, kontonummer, lønn, pensjonsordning, forsikring, bankinformasjon, utdanning, yrke, erfaring, stillingstittel, helseopplysninger og evt. andre opplysninger som fremkommer i utførelsen av arbeidsoppdragene eller som du velger å fortelle til oss.
5.3
Personopplysningene dine blir innhentet fra deg som ansatt, søker og freelancer gjennom CV, søknadstekst, intervju og eventuelt andre opplysninger du oppgir, samt hos andre relevante instanser som skattemyndighetene og NAV der det er naturlig å hente opplysninger for å kunne administrere deg som ansatt ved TRUEWEST. Som Medvirker, søker og potensiell medvirker vil de samme opplysningene bli innhentet gjennom deg og/eller castingbyrået som du er tilknyttet.
I visse tilfeller vil du som Potensiell Medvirker få direkte kontakt med oss gjennom kontakter, anbefalinger eller tilfeldighet. I et slikt tilfelle vil vi få de nødvendige personopplysningene direkte fra deg.
Dersom du blir valgt som Medvirker, vil TRUEWEST innhente flere personopplysninger om deg gjennom video- og bildeopptak og selve produksjonsprosessen – etter at TRUEWEST har gitt deg beskjed om at du er valgt for å kunne delta, anses du som Medvirker.
Med mindre et unntak er spesifisert for den aktuelle produksjon, må du være minst 18 år for å kunne være Medvirker til TRUEWESTs produksjoner.
Vi ønsker også å informere om at TRUEWEST utleverer personopplysninger til instanser som har en lovlig hjemmel for å innhente opplysninger om deg og hvor vi er pålagt å utlevere personopplysninger. Eksempler på dette er A-meldingen, NAV, DBH o.l
6. Behandling av personopplysninger
6.1
Som behandlingsansvarlig følger TRUEWEST at behandlingen av personopplysninger er lovlig, rettferdig, gjennomsiktig og ivaretar både dine rettigheter som ansatt og TRUEWEST som arbeidsgiver.
Enhver behandling av personopplysninger krever et rettslig grunnlag. Dette vil stort sett være avtale med den registrerte eller samtykke fra den registrerte. Noen opplysninger må TRUEWEST behandle fordi det er lovpålagt, for eksempel i forbindelse med å overholde regnskapsplikten.
6.1.1 Søkere
For Søkere til Ansatt eller Frilanser vil behandlingsgrunnlaget vårt være ditt samtykke. Det er frivillig å sende en søknad eller på annet måte vise interesse for stilling som Ansatt eller oppdrag som Frilanser hos oss. Dersom du velger å dele dine personopplysninger eller referanser med TRUEWEST, både alminnelige og sensitive, anses din handling som et frivillig og uttrykkelig samtykke til TRUEWESTs behandling av slike opplysninger. Personopplysningene vil kun behandles i den utstrekning de er relevante for å vurdere din egnethet til stillingen eller oppdraget, evt. for å administrere deg som Ansatt eller Frilanser dersom du blir tilbudt stillingen eller oppdraget. For mer informasjon om dine rettigheter, se punkt 9.
6.1.2 Ansatte
For Ansatte vil behandlingsgrunnlaget i all hovedsak være arbeidskontrakten. Vi vil også måtte behandle visse personopplysninger om Ansatte for å oppfylle våre lovfestede plikter som arbeidsgiver, herunder også behandlingen av nødvendige sensitive personopplysninger slik som helseopplysninger. Ved behov kan det innhentes et særskilt og frivillig samtykke til behandling av personopplysninger for Ansatte. Dette kan for eksempel være relevant ved publisering av personopplysninger på TRUEWESTs hjemmeside eller offisielle sosiale medier konto. Om du som Ansatt velger å gi et slikt samtykke eller ikke, vil ikke påvirke din stilling hos oss. For mer informasjon om dine rettigheter, se punkt 9.
6.1.3 Frilanser
For Frilansere vil vårt behandlingsgrunnlag i all hovedsak være oppdragskontrakten. Våre lovfestede plikter vil også utgjøre et behandlingsgrunnlag, og det kan forekomme situasjoner der vi innhenter særskilt samtykke for ytterligere behandlinger som ikke følger av oppdragskontrakten. Ved behov kan det innhentes et særskilt og frivillig samtykke til behandling av personopplysninger for Frilansere. Dette kan for eksempel være relevant ved publisering av personopplysninger på TRUEWESTs hjemmeside eller offisielle sosiale medier konto. Vi kan også be om samtykke om å lagre dine personopplysninger i en viss periode etter at oppdraget er fullført. Om du som Frilanser velger å gi et slikt samtykke eller ikke, vil ikke påvirke din stilling hos oss. For mer informasjon om dine rettigheter, se punkt 9.
6.1.4 Potensielle Medvirkere
For Potensielle Medvirkere vil TRUEWESTs behandlingsgrunnlag være det eller de samtykker du aktivt gir før du melder interesse for produksjonene. Dersom du kontakter oss i TRUEWEST direkte for å vise interesse eller søke om å bli Medvirker til en produksjon, anser vi den aktive handlingen du utfører ved å søke som å være et samtykke. For mer informasjon om samtykker du gir til TRUEWEST og hvordan trekke slike samtykke tilbake, vennligst se punkt 9.
Dersom du kommer i kontakt med oss som Potensiell Medvirker via et castingbyrå vil behandlingsgrunnlaget vårt være avtalen din med eller samtykket du gir til castingbyrået du er tilknyttet (Castingbyrårets behandlingsgrunnlag overføres til oss gjennom vår avtale med dem) eller samtykker du gir direkte til oss ved første kontakt. Castingbyrået kan være behandlingsansvarlig for visse behandlinger av dine personopplysninger. Vi anbefaler derfor at du gjør deg kjent med castingbyråets egne rutiner og behandling av personopplysninger. Vi har en databehandleravtale iht. GDPR med castingbyrået i den grad de behandler personopplysninger på vår instruks.
Som Potensiell Medvirker kan du også bli bedt om å samtykke til at dine personopplysninger oppbevares i vår database i 3 år for muligheten til å bli Medvirker til fremtidige produksjoner.
6.1.5 Medvirkere
For Medvirkere vil TRUEWESTs behandlingsgrunnlag for den videre behandlingen være avtalen mellom deg og TRUEWEST – ofte kalles den medvirkerkontrakt. For behandlingsaktiviteter utover det som følger av avtalen og der det ikke foreligger annet behandlingsgrunnlag, kan det innhentes særskilt samtykke.
6.1.6 Generelt
Det kan også forekomme situasjoner der TRUEWEST vil behandle personopplysninger fordi vi har en legitim interesse av å gjøre det, for eksempel i forbindelse med verserende rettstvister hvor bevis må fremlegges selv om bevis kan inneholde personopplysninger.
Dersom TRUEWEST behandler personopplysninger utelukkende for journalistiske, akademiske, kunstneriske eller litterære formål, vil disse være unntatt fra store deler av lovgivningen, herunder GDPR. TRUEWEST vil likevel behandle disse personopplysningene med samme grad av konfidensialitet, integritet og sikkerhet som de øvrige personopplysningen vi behandler. Dette vil for eksempel kunne være dokumentarer eller nyhetssaker. Per dags dato faller ikke dette innenfor vår kjernevirksomhet.
6.2 Formål med behandlingen
6.2.1 Søker
Som Søker til enten stilling som Ansatt eller oppdrag som Frilanser vil formålet med vår behandling være å vurdere din egnethet til stillingen eller oppdraget det gjelder, evt. til fremtidige oppdrag.
6.2.2 Ansatte og Frilansere
Enten du er Ansatt eller Frilanser vil formålet med vår behandling av dine personopplysninger være å administrere ditt forhold til oss og oppfylle avtalen mellom deg og oss. Dette innebærer blant annet å tilrettelegge for at du kan utføre dine arbeidsoppgaver i henhold til avtalen mellom oss.
I visse sammenhenger kan vi behandler personopplysninger om våre Ansatte og Frilansere for å promotere arbeidet og produksjonene som våre Ansatte og Frilansere arbeider med. For eksempel ved å dele bilder fra settet og produksjonen på våre offisielle sosiale medier kontoer dersom det er innhentet samtykke til det.
6.2.3 Potensiell Medvirker
Formålet med å samle inn og behandle disse personopplysningene om deg som Potensiell Medvirker er å vurdere din egnethet som Medvirker i produksjonen. Alle personopplysninger som fremkommer av søknaden din vil kunne inngå i vurderingen av din deltagelse i produksjonen.
6.2.4 Medvirker
Formålet med å behandle personopplysningene om deg som Medvirker er at TRUEWEST skal kunne produsere, markedsføre og distribuere produksjonen i alle kanaler i ubegrenset tid.
7. Tredjeparter
Dine personopplysninger vil kun deles med de aktørene som er nødvendig for at TRUEWEST skal kunne gjennomføre behandlingsaktivitetene som beskrives i denne personvernerklæringen her. Dette vil for eksempel kunne være databehandlere eller samarbeidspartnere for å gjennomføre opptak, produksjon, markedsføring og distribusjon av produksjonen, inkludert bestillende kanal eller kunde.
Hvilke aktører disse er vil kunne variere fra produksjon til produksjon, derfor bes du ta kontakt dersom du ønsker mer detaljert beskrivelse for en spesifikk produksjon du er Potensiell Medvirker eller Medvirker til. Normalt vil sentrale tredjeparter navngis eller beskrives nærmere i en medvirkerkontrakt. Leverandører og samarbeidspartnere som får tilgang til Medvirkeres personopplysninger, vil typisk kunne være skytjenesteleverandører, reise-/flyselskap, forsikringsselskap, TV-kanaler, reklameselskap for produksjonen og lignende.
Dersom du av forskjellige grunner tar kontakt med oss over mail, telefon, i et møte eller blir kontaktet av oss i forbindelse med en produksjoner, vil dine personopplysninger kunne bli delt med de tredjeparter som er nødvendig for at slik kommunikasjon skal finne sted. Dersom du sender en epost til eller tar kontakt med oss med forespørsler eller andre henvendelser som gjelder TRUEWEST eller våre produksjoner, vil denne handlingen anses som et frivillig gitt samtykke til den behandlingen som er nødvendig for å kunne ta stilling til og svare på din henvendelse.
Som Ansatt eller Frilanser vil vi dele dine personopplysninger med leverenadører av våre interne og eksterne systemer, slik som plattformer, IT-systemer, lønnssystemer osv. Dersom du har samtykket vil vi kunne dele dine personopplysninger på sosiale medier.
Enhver leverandør som vi bruker for å behandle personopplysninger på TRUEWESTs vegne, er bundet av en gyldig databehandleravtale etter GDPR og tilfredsstiller kravene til sikker behandling av personopplysninger.
8. Lagring og Sletting
Med mindre annet følger av behandlingsgrunnlaget eller lovfestede krav TRUEWEST er pålagt (som for eksempel regnskapsplikten), blir dine personopplysninger slettet når det ikke lenger er behov for dem for det formålet de ble samlet inn til.
Dersom du er Søker til stilling som Ansatt vil TRUEWEST oppbevare dine personopplysninger frem til en eventuelt prøvetid til den personen som får stillingen er utløpt. Dette vil normalt være 6 måneder etter at den valgte Ansatte har begynt i stillingen. Dersom du er Søker til oppdrag som Frilanser vil vi oppbevare dine personopplysninger frem til oppdraget i vesentlig grad er ferdig gjennomført, men uansett ikke mer enn 6 måneder fra oppdragets påbegynnelse. I begge tilfeller er denne oppbevaringen fordi det vil kunne bli aktuelt å tilby Søkeren ansettelse eller oppdraget frem til dette tidspunktet.
Som en Potensiell Medvirker kan du samtykke til at dine personopplysninger lagres i TRUEWESTs database for fremtidig kontakt i forbindelse med andre produksjoner i inntil tre år. Dersom du har samtykket til dette, vil vi enten be om et nytt samtykke innen tre år for å forlenge lagringstiden eller slette dine personopplysninger når tiden løper ut.
Vi opplever at mange Frilansere kommer tilbake for nye oppdrag innen kort tid. Vi vil derfor ikke slette dine kjernepersonopplysninger som navn, kontonummer, evaluering av oppdragsforholdet og kontaktinformasjon de første tre årene etter at oppdraget er avsluttet, forutsatt at du samtykker til det.
NB – Visse personopplysninger lagres lenger for å overholde vår lovpålagte plikt etter bokføringsloven og slettes senest 5 år etter endt 5 års engasjement. Dersom nytt engasjement påbegynnes i den tidsperioden, vil ny frist for sletting gjelde fra siste engasjements sluttdato.
TRUEWEST har interne rutiner for sikker sletting av personopplysninger. Rutinene sikrer at dine personopplysninger kun blir lagret så lenge vi har saklig behov for dette i samsvar med denne personvernerklæringen og gjeldende lovgivning for øvrig. Når saklig behov ikke lenger foreligger, vil opplysningene dine bli slettet eller anonymisert.
9. Dine Rettigheter og personvernombud
Uansett hvilken gruppe enkeltperson du faller inn under i denne personvernerklæringen, har du rettigheter etter GDPR for hvordan TRUEWEST behandler dine personopplysninger.
Dersom vårt behandlingsgrunnlag er samtykke, kan du når som helst trekke dette tilbake. Dette gjøres ved å kontakte vår ansvarlig for personvern på epostadressen personvernombud@Truewestnorway.no. Tilbaketrekking av samtykket påvirker ikke lovligheten av behandlingen som bygger på samtykket før det trekkes tilbake. Dersom du velger å trekke tilbake ditt samtykke, vil dette kunne medføre at du ikke lenger vil bli vurdert som en Potensiell Medvirker i produksjonen du har vist interesse for.
I tillegg har du uansett rett til å få innsyn i dine personopplysninger etter GDPR artikkel 15, rett til å kreve retting av feilaktige opplysninger TRUEWEST har lagret om deg etter GDPR artikkel 16, rett til å kreve sletting etter GDPR artikkel 17 og rett til å kreve at behandlingen begrenses etter GDPR artikkel 18. Dersom vilkårene i GDPR artikkel 20 er oppfylt, har du også rett til dataportabilitet.
Dersom du har spørsmål eller innvendinger til hvordan vi behandler dine personopplysninger, bes du ta kontakt på epost som angitt ovenfor. Det er også mulig å sende en offisiell klage til Datatilsynet hvis du mener TRUEWESTs behandling av dine personopplysninger strider mot gjeldende Personopplysningslov eller GDPR.
10. Sikkerhet
For å sikre en fortrolig og konfidensiell behandling av dine personopplysninger på en best mulig måte har vi foretatt forskjellige tekniske og organisatoriske tiltak. Dette innebærer blant annet at vi har implementert rutiner for internkontroll og informasjonssikkerhet i henhold til gjeldende personvernregler i Norge. TRUEWEST krever også at leverandørene som benyttes behandler dine personopplysninger på en sikker måte, herunder stiller vi krav til informasjonssikkerhet samt sørger for at overføring av data skjer på en kryptert og sikker måte. TRUEWEST selger, bytter eller videreformidler ikke dine personopplysninger til tredjeparter utover det som fremkommer av denne personvernerklæringen.